Administrator danych osobowych

Niepubliczna Placówka Doskonalenia Nauczycieli „Aktywny Nauczyciel w Gdańsku” (RSPO 274539)

Organ prowadzący: 2AM Tomasz Rojek

Siedziba: ul. Aliny Pienkowskiej 27, 80-180 Gdańsk, Polska

NIP: 5841234638

Kontakt: e-mail: kontakt@aktywnynauczyciel.pl, tel.: +48 609 060 941.

Wstęp - podstawy prawne

1. Niniejsza Polityka określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z usług szkoleniowych, w tym uczestników szkoleń stacjonarnych, uczestników webinarów na żywo, osób korzystających z dostępu do nagrań, platformy e-learningowej, pakietów szkoleń, materiałów dydaktycznych, subskrybentów newslettera oraz odwiedzających stronę internetową.

2. Przetwarzanie odbywa się zgodnie z: Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).

3. Działalność obejmująca wykorzystanie systemów sztucznej inteligencji, w tym funkcji rekomendacyjnych, analiz postępów i chatbotów, odbywa się z uwzględnieniem wymogów Rozporządzenia UE dotyczącego sztucznej inteligencji (EU AI Act) oraz wytycznych i zaleceń wynikających z jego wdrażania.

4. Usługi cyfrowe, w tym hosting treści, reklamy i interakcje platformowe, są świadczone z uwzględnieniem zasad Digital Services Act (DSA) oraz Digital Markets Act (DMA), tam gdzie mają zastosowanie.

Zakres i źródła danych

Przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne: imię i nazwisko, stanowisko, miejsce pracy (placówka edukacyjna), data urodzenia, miejsce urodzenia, numer PESEL / NIP tam, gdzie jest to wymagane do wystawienia dokumentów potwierdzających udział (np. zaświadczeń lub faktury);

• dane kontaktowe: nazwa, adres e-mail, numer telefonu, adres pocztowy;

• dane dotyczące uczestnictwa w kursach: zapis na kursy, udział w webinariach, ewaluacja i preferencje szkoleniowe, historia kursów, certyfikaty;

• dane generowane technicznie: adres IP, identyfikatory sesyjne, dane cookies, logi serwera;

• nagrania audio i wideo: nagrania sesji online/webinarów, zdjęcia z zajęć (jeśli są wykonywane) - o ile ich rejestracja jest niezbędna do realizacji szkolenia bądź gdy uczestnik wyrazi na to zgodę np. w celach promocyjnych;

• dane rozliczeniowe: dane potrzebne do wystawienia faktury (np. NIP firmy zamawiającej szkolenie) oraz informacje płatnicze przekazywane do zewnętrznych operatorów płatności.

Cele i podstawy prawne przetwarzania

1. Realizacja umowy / świadczenie usług szkoleniowych — zapis i obsługa zgłoszeń, udział w szkoleniu, udostępnianie materiałów dydaktycznych, wystawianie certyfikatów, prowadzenie ewidencji uczestnictwa.

2. Obsługa płatności i rozliczeń — przetwarzanie danych niezbędnych do rozliczeń podatkowych i księgowych.

3. Realizacja komunikacji związanej ze świadczeniem usług — kontakt informacyjny dotyczący kursów, terminów, zmian organizacyjnych.

4. Marketing bezpośredni (newsletter, oferty) — przesyłanie informacji marketingowych i newslettera — jeżeli adresat wyraził zgodę; w przypadku dopuszczalnego marketingu bez przeprowadzonej formy zgody, przetwarzanie może opierać się na uzasadnionym interesie Administratora, po przeprowadzeniu analizy interesów zgodnie z wytycznymi EDPB.

5. Nagrania audio-wideo webinarium — jeśli nagranie jest niezbędne do realizacji usługi (np. udostępnienie nagrania uczestnikom). W przypadku gdy przetwarzanie obejmuje profilowanie lub podejmowanie decyzji w oparciu o AI, stosujemy też wymogi AI Act dotyczące przejrzystości i obowiązków informacyjnych.

6. Usprawnienia platformy, analityka i bezpieczeństwo — cele statystyczne, zapobieganie nadużyciom, monitoring bezpieczeństwa z uwzględnieniem równoważenia interesów oraz minimalizacji danych.

Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające (procesorzy)

W celu realizacji usług Administrator współpracuje z podmiotami przetwarzającymi, w tym m.in.: dostawcami platform webinarowych i LMS (GetResponse, Microsoft Teams, Moodle, Google, ClickMeeting), usług hostingowych, procesorami płatności (Stripe, PayU), dostawcami narzędzi analitycznych i reklamowych (Google, Meta), firmami księgowymi oraz dostawcami e-mail marketingu i CRM. Przekazanie danych następuje na podstawie umów powierzenia przetwarzania.

Okres przechowywania danych

Administrator przechowuje dane osobowe przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do realizacji celów, dla których dane zostały zebrane, a następnie:

• dane uczestników kursów i dokumentacja szkoleniowa: przez okres niezbędny do obsługi usługi i udokumentowania realizacji (min. do czasu przedawnienia roszczeń) oraz zgodnie z przepisami podatkowymi i rachunkowymi;

• dane marketingowe (newsletter): do czasu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu;

• nagrania webinarów: okres przechowywania określany jest indywidualnie (np. do czasu udostępnienia nagrań uczestnikom), nie dłużej jednak niż uzasadnia to cel przetwarzania, o ile nie wymaga tego prawo;

Wszelkie okresy przechowywania są zgodne z zasadą minimalizacji danych i będą regularnie przeglądane.

Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z RODO, w szczególności:

• prawo dostępu do danych;

• prawo żądania sprostowania;

• prawo żądania usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”);

• prawo do ograniczenia przetwarzania;

• prawo do przenoszenia danych;

• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, w tym profilowania;

• prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie — wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem;

• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

Wnioski w sprawie realizacji praw można kierować na adres e-mail: kontakt@aktywnynauczyciel.pl lub listownie na adres siedziby Administratora. Odpowiedzi na wnioski udzielamy niezwłocznie, nie później niż w terminie przewidzianym przepisami RODO.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

1. Jeżeli używamy systemów zautomatyzowanego podejmowania decyzji (w tym profilowania) mającego istotne skutki prawne lub w inny sposób znacząco wpływającego na osobę (np. automatyczne odrzucenie rejestracji, ważne decyzje dot. uczestnictwa), zapewniamy możliwość interwencji człowieka, wyjaśnienia logiki działania i wniesienia sprzeciwu.

2. W przypadku systemów AI stosowanych do rekomendacji, analizy postępów lub chatbotów informujemy o użyciu AI oraz o prawach osób zgodnie z wymogami EU AI Act (m.in. przejrzystość, dokumentacja, oceny ryzyka).

Polityka cookies

1. Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia funkcjonalności serwisu, analityki, personalizacji treści oraz marketingu.

2. Kategorie cookies: niezbędne, funkcjonalne, analityczne, reklamowe/profilujące. Instalacja cookies niezbędnych do działania serwisu nie wymaga zgody; pozostałe wymagają uprzedniej, świadomej zgody użytkownika zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz praktykami regulatorów. Użytkownik może zarządzać zgodami poprzez dostępne mechanizmy (banner cookie / ustawienia przeglądarki).

Bezpieczeństwo danych

Administrator wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne (m.in. szyfrowanie transmisji, ograniczenia dostępu, procedury kopii zapasowych, audyty bezpieczeństwa) w celu zapewnienia poufności, integralności i dostępności danych. Dostawcy zewnętrzni są zobowiązani umowami do stosowania adekwatnych zabezpieczeń.

Zmiany w polityce prywatności

Administrator może wprowadzać zmiany w Polityce Prywatności (np. w związku z nowymi regulacjami prawnymi, wdrożeniem nowych technologii lub zmianą zakresu usług). O każdej istotnej zmianie poinformujemy użytkowników w odpowiedni sposób (np. przez komunikat na stronie i/lub e-mail) z podaniem daty wejścia w życie zmian.

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych / osoba kontaktowa

Wszelkie sprawy związane z przetwarzaniem danych prosimy kierować na adres email: kontakt@aktywnynauczyciel.pl.

Poufność, a wymogi zewnętrzne

W przypadkach przewidzianych prawem, w tym na mocy prawomocnych żądań organów publicznych, Administrator może udostępnić dane organom uprawnionym. Każde takie ujawnienie odbywa się w granicach dozwolonych prawem.

Postanowienia końcowe

1. Niniejsza Polityka wchodzi w życie z dniem publikacji na stronie internetowej.

2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką zastosowanie mają przepisy RODO oraz obowiązujące przepisy prawa polskiego.